Projekt Bedste praksis Generel adm.

Projektbeskrivelse 

Projektet har til formål:
– at afprøve bedste praksis metoden på tværs af professionshøjskolerne i mindre skala inden en evt. fuld igangsættelse af conceptet på det generelle administrative område.
– at identificere bedste og næste praksis for to udvalgte processer (ansættelsesprocessen og fakturahåndteringsprocessen), og efter beslutning at implementere disse i en evt. fase 2 af projektet
– at uddanne og oplære to fælles bedste praksis konsulenter fra professionshøjskolerne i bedste praksis metoder og værktøjer, med sigte på, at de efterfølgende vil kunne videreføre projektet.

Projektets fase 1 er gennemført og Devoteams afrapportering og evaluering af projektets fase 1 kan læses nedenfor under dokumenter.

Styregruppen har bedt professionshøjskolerne om at vurdere relevansen af rapporternes bedste og næste praksis forslag for egen institution. Herudover er professionshøjskolernes økonomichefudvalg og indkøbsnetværk  samt HR-chef-udvalg blevet bedt om at vurdere hvilke forslag, der kan give synergi og iværksættes på tværs af professionshøjskolerne. Styregruppen har behandlet tilbagemeldingerne på dets møde 3. November 2014.

Tilbagemelding på BP og NP forslag vedr. ansættelsesprocessen:

  • Størstedelen af katalogets forslag er UC'er i gang med eller planlægger at gå i gang med. De fleste forslag kan fint fungere i de systemer, UC'erne hver især har.
  • Projektet har allerede udmøntet sig i, at UC'erne hver især har sat initiativer i gang på baggrund af kataloget.
  • Der er ingen konkrete bud på tiltag i kataoget, der kan udmøntes i egentlige fælles projekter.
  • Opfordring til stærkere netværk og erfaringsudveksling mellem de UC'er/afdelinger, der bruger systemer, der ligner hinanden suppleret med fortsat systematisk udveksling af bedste praksis.

Tilbagemelding på BP og NP forslag vedr. fakturahåndteringsprocessen:

  • De fleste forslag forventes løst med det nye indfak system, eller er løst allerede lokalt, eller i det nuværende indfak.
  • Et par enkelte forslag forventes løst med det indkøbte indkøbsanalysesystem

Projektet afsluttes og der arbejdes videre med erfaringsudveksling i henholdsvis  HR-chefudvalget og Økonomichefudvalget.

Deltagere

Styregruppe:
Styregruppen for indsatsprogrammet generel administration

Projektejer:
Fakturahåndteringsproces: Regnskabschef Klaus Jensen, VIA UC
Ansættelsesproces: Professionshøjskoledirektør Nicolai Kragh Petersen, Metropol

Projektdeltagere:
Projektleder: Konsulent fra Devoteam
Bedste praksis konsulent: Claus Hensing, UC Sjælland
Bedste praksis konsulent: Lars Pedersen, UC Lillebælt

Referencegrupper:
Fakturahåndteringsproces: Økonomichefudvalget og indkøbsnetværket
Ansættelsesproces: HR-chef udvalget

Dokumenter:

Projektbeskrivelse m.m.:

Projektbeskrivelse

Tillæg til projektbeskrivelse

Afrapportering:

Ansættelsesprocessen: Idéer til gode arbejdsmåder

Fakturahåndtering: Ideér til gode arbejdsmåder

Evaluering af Fase 1 af BP-projekterne i UC-sektoren