Projekt Effektivt indkøb

Projektbeskrivelse

Projektet har til formål at tage initiativ til en fælles indsats for mere effektive indkøb via bedre priser ved en fælles og/eller mere systematisk indkøbsindsats på områder, hvor det vil være en fordel, samt øget effektivitet i hele forsyningskæden fra udbud, indkøb og leverance samt øget brug af gode indkøbsaftaler (compliance).

Projektet blev iværksat af programbestyrelsen med forankring i indsatsprogrammet generel administration samt gennemført i 2013 af professionshøjskolernes økonomichefudvalg/indkøbsnetværk med bistand fra konsulentfirmaet Devoteam.

Konkret har projektet haft følgende tre spor:

  • Screening og vurdering af indkøbsaftaler og compliance
  • Vurdering af lokale indkøbserfaringer
  • Vurdering af udviklingsmulighederne ved den kommende Indfak-løsning

Projektet har primo 2014 leveret en afrapportering af projektets 3 spor, som kan findes nederst på siden.

På baggrund af projektets anbefalinger besluttede indsatsprogrammets styregruppe at få udarbejdet følgende i 2014:

  • Fælles beslutningsgrundlag- og model for det enkelte UC's beslutning om tilmelding til et fælles udbud.
  • Fælles model til brug for udbygning og ajourføring af de lokale UC indkøbspolitikker
  • Fælles generisk kompetenceprofil for indkøbsfunktioner.

Arbejdet har været forankret i økonomichefudvalget i tæt samspil med indkøbsnetværket og bistået af konsulentfirmaet A2.

Indsatsprogrammets styregruppe behandlede leverancerne d. 29. januar 2015, og havde få justeringer til materialet.

Parallelt med ovenstående har UC’er, som i forvejen ikke havde det, tegnet abonnement på SAS Institutes analyseindkøbssystem, og der er etableret fælles mulighed for analyser af priser og forbrug mv. på tværs af UC’erne samt fælles udvikling af standardrapporter til UC’ernes ledelser. Professionshøjsolerne forventes at kunne ibrugtage systemet til fælles analyser med udgangen af 1. halvår 2015.

SAS værktøjet danner sammen med den fælles beslutningsmodel grundlag for etablering af en fælles rullende UC indkøbsaftale-koordination for 27 indkøbskategorier identificeret i det indledende indkøbsprojekt. Denne forventes igangsat i efteråret 2015.

Indsatsprogrammets styregruppe har også fokus på Moderniseringsstyrelsens Indkøbs- og faktura-systems (IFS-løsning) anvendelighed for sektoren. Det vurderes nærmere i 2015, når flere detaljer om løsningen kendes. Herefter tager UC Effektiviseringsprogrammet stilling til om anvendeligheden af IFS-løsningen eller om der alternativt skal søges efter et andet fælles indkøbssystem for UC’erne.

Deltagere

Styregruppe:
Indsatsprogramstyregruppe for generel administration

Projektejer:
Ole Ejdrup Christensen, økonomichef, UCC

Projektdeltagere:
Projektgruppe: Økonomichefudvalget med indspark fra indkøbsnetværket.

Konsulent fra Devoteam (Projektleder) i første del af projektet indtil primo januar 2014.
I opfølgningsprojektet har formanden for økonomichefudvalg og formanden for indkøbsnetværket haft projektledelsen

Økonomiudvalget:
Ole Ejdrup Christensen, UCC (Formand)
Søren Rotvig Erichsen
, Metropol
Viggo Bundgaard, UC Sjælland
Lars V. Lund, UC Lillebælt
Dan Andersen, UC Nordjylland
Jørgen Johannsen, UC VIA
Torben Mark Buch, UC Syd

Indkøbsnetværket:
Ib Thyge Christensen, UCC (Formand)
Trine Herold Rasmussen, UC Sjælland
Michael Renè Nielsen, UC Sjælland
Gerly Rimmer, VIA UC
Torben Abildgaard, UC Lillebælt
Steffen Kaasgaard Zaugg, UC Nordjylland
Susanne Gregersen, UC Syddanmark
Klaus Jensen
, UC Syddanmark

Dokumenter:

Projektbeskrivelse:

Projektbeskrivelse

Afrapportering fra opfølgningsprojekt januar 2015:

Skabelon til: Indkøbspolitik for UC

Kompetencer, analyser og udbudsplan

Analyse-model

Procesbeskrivelse for fælles udbud

Ledelsesrapportering Indkøb

Afrapportering fra indkøbsprojekt januar 2014: 

Anbefalinger om indkøb ved UC'erne

Erfaringer med organisering og indkøbspolitikker på UC'erne

IFS i UC-sektoren: Perspektiver og muligheder

Opsamling og anbefaling: UC indkøbs-screening

Systemer til indkøbsanalyser

Afsluttende afrapportering fra projekt Effektivt indkøb